Ruolo DPO

Chi è il Data Protection Officer?

Il Data Protection Officer (di seguito DPO o D.P.O.) è un ruolo chiave, introdotto al grande pubblico dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati EU 2016/679.

Il D.P.O. (nel codice italiano indicato come R.P.D. Responsabile della Protezione dei Dati), figura già presente in alcune legislazioni europee (talvolta equiparato erroneamente al Chief Privacy Officer, Privacy Officer o Data Security Officer), è una figura che ha un ruolo determinante nel garantire la sicurezza dei trattamenti di dati personali in una organizzazione.

Chi deve nominare il DPO?

• una pubblica amministrazione che tratta dati personali (eccettuate le autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali);
• una organizzazione che effettua monitoraggio, regolare, sistematico e su larga scala di interessati;
• una organizzazione che tratta, su larga scala, particolari categorie di dati sensibili o dati relativi a reati e condanne penali.

Quali sono le organizzazioni private che ricadono nelle ultime due indicazioni?
IL Garante ha precisato a suo tempo quali tipologie di organizzazioni private debbono nominare un Data Protection Officer o Responsabile della Protezione dei Dati Personali (ulteriori dettagli qui).

Compiti del DPO
I compiti primari del Data Protection Officer sono:

1. informare e fornire consulenza al Titolare e al Responsabile del trattamento nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal GDPR, nonché da altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati;
2. sorvegliare l’osservanza del GDPR, di altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo;
3. fornire, se richiesto, un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento ai sensi dell’articolo 35;
4. cooperare con l’autorità di controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali); e
5. essere il punto di contatto dell’autorità di controllo per questioni connesse al trattamento dei dati personali, tra cui la consultazione preventiva di cui all’articolo 36, ed effettuare, se del caso, consultazioni relativamente a qualunque altra questione.

Chi può essere nominato DPO?
In base all’articolo 37, paragrafo 5 GDPR, il DPO “è designato in funzione delle qualità professionali, in particolare della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati, e della capacità di assolvere i compiti di cui all’articolo 39”. Viene anche previsto che il livello necessario di conoscenza specialistica dovrebbe essere determinato in base ai trattamenti di dati effettuati e al livello di protezione necessario per i dati personali oggetto di trattamento.
Allo stato attuale non esiste alcun schema di certificazione, corso, percorso formativo o seminario che abiliti al ruolo di D.P.O. ; sono invece importanti esperienza e competenze professionali, così come la conoscenza delle normative nazionali ed europee; è necessaria anche una formazione adeguata e continua.
La organizzazione che procede alla nomina del DPO dovrà allegare alla stessa le risultanze della valutazione di adeguatezza, in base alla quale è stato designato il candidato tra tutti gli altri; si presti quindi molta attenzione a motivare la scelta, in quanto la nomina di una figura inadeguata o in conflitto di interessi potrebbe configurare il reato in eligendo.

La figura DPO esterna
Le organizzazioni di dimensioni limitate o che non hanno figure qualificate da nominare nel ruolo di DPO possono incaricare una figura esterna, che abbia i requisiti indicati, di rivestire il ruolo di DPO. Alcune organizzazioni complesse potranno nominare una figura giuridica esterna (team di esperti) quando i processi di trattamento dei dati necessitano di particolari competenze interdisciplinari. Occorre fare attenzione a che non sussistano conflitti di interessi (come nel caso di nomine a fornitori informatici, software house e consulenti fiscali ed amministrativi già incaricati).

Autonomia del DPO
Il regolamento GDPR indica le garanzie essenziali per consentire al DPO di operare con un grado sufficiente di autonomia nella organizzazione del titolare del trattamento. Esso non dovrà ricevere alcuna istruzione sullo svolgimento dei propri compiti, che dovrà svolgere in modo indipendente. Avrà a disposizione un budget adeguato che gestirà autonomamente per i compiti assegnati, compreso quello della propria formazione continua.

La nomina del DPO rileva il board aziendale dalle responsabilità GDPR?
No, la figura del DPO è intesa come “facilitatore  e controllore” delle procedure e della sicurezza della architettura di trattamento della propria organizzazione. Non ha funzioni decisionali, che pertanto permangono nel board, così come le responsabilità.

Il DPO deve essere formalmente nominato?
La risposta è affermativa; nell’ipotesi di incarico ad un team o una società, occorre comunque che sia individuato in maniera inequivocabile un soggetto che specificamente opererà come RPD, riportandone espressamente le generalità. E’ poi necessario che nell’atto di designazione o nel contratto di servizi risultino indicate le motivazioni che hanno indotto il management a scegliere quel soggetto per svolgere la funzione di RPD. La nomina dovrà essere comunicata al Garante, indicata sulle informative e sul sito web aziendale.

Per le organizzazioni seriamente motivate a dotarsi di un professionista che opera nella protezione dei dati da quasi trent’anni, siamo in grado di assumere l’incarico ed il ruolo di DPO – Data Protection Officer in Toscana ma – più in generale – in tutto il centro-Italia.

I NOSTRI APPROFONDIMENTI IN TEMA RUOLO DPO