RPD

Tra le innovazioni più rilevanti, introdotte dal Regolamento UE 679/2016, risalta il Responsabile della Protezione dei Dati personali; si tratta di una figura già presente in specifiche organizzazioni complesse, ma che dalla piena applicazione del RGPD – nel maggio 2018 – è divenuta obbligatoria non solo in ogni ente pubblico, ma anche in alcune specifiche organizzazioni private.

Ma chi è il Responsabile della Protezione dei Dati personali?

Il RPD – Responsabile della Protezione dei Dati personali è una figura professionale con specifiche competenze in ambito informatico, giuridico, di valutazione del rischio e di analisi dei processi. Si tratta di un soggetto designato dal titolare o dal responsabile del trattamento per assolvere a funzioni di supporto e di controllo, consultive, formative e informative relativamente all’applicazione della normativa di protezione dei dati personali, europea e nazionale; a tal fine, deve sempre essere “tempestivamente e adeguatamente” coinvolto in tutte le questioni riguardanti la protezione dei dati personali anche con riferimento ad attività di interlocuzione con l’Autorità di Controllo (il Garante Privacy italiano), con il quale coopera e ne costituisce il punto di contatto.

Quali requisiti professionali deve garantire il Responsabile della Protezione dei Dati personali?

Il RPD, al quale attualmente non sono richieste specifiche attestazioni formali o l’iscrizione in appositi albi, deve comunque possedere un’approfondita conoscenza della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati personali, nonché delle peculiarità e delle procedure di trattamento che caratterizzano la realtà incaricante. Deve poter offrire – con il grado di professionalità adeguato alla complessità del ruolo assegnato – la consulenza necessaria per progettare, verificare e mantenere un valido sistema di gestione dei dati personali, assistendo il titolare o il responsabile del trattamento nell’adozione di un modello organizzativo data-protection che tuteli al meglio i dati personali trattati nel contesto operativo nel quale è chiamato a svolgere il proprio ruolo, svolto assolutamente in piena indipendenza ed autonomia, in assenza di conflitto di interessi e senza ricevere istruzioni in ordine all’esecuzione dei suoi compiti, sui quali riferisce direttamente ai vertici aziendali.

Chi deve nominare un Responsabile della Protezione dei Dati personali?

I casi nei quali occorre nominare un Responsabile della protezione dei Dati Personali sono indicati all’art. 37 GDPR; a suo tempo abbiamo indicato, con apposito approfondimento, quali organizzazioni debbono dotarsi di un RPD. Nelle intenzioni del legislatore europeo, appare chiara l’indicazione di nominare un Responsabile della protezione dei Dati Personali in tutti quei casi nei quali il trattamento di dati personali determina – o potrebbe determinare – particolari rischi per i diritti e le libertà degli individui, come per esempio negli organismi pubblici, nelle attività di tracciamento on-line o dei comportamenti delle persone, qualora vengano trattati categorie particolari di dati – in larga scala ed in misura sistematica.

Quali sono le funzioni principali del Responsabile della Protezione dei Dati personali?

I compiti – attribuiti dal Regolamento UE 679/2016 (all’art.39) al Responsabile della Protezione dei Dati personali – sono quantomeno i seguenti:

• informare e fornire consulenza al Titolare e al Responsabile del trattamento nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal GDPR, nonché da altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati;
• sorvegliare l’osservanza del GDPR, di altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo;
• fornire, se richiesto, un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento ai sensi dell’articolo 35;
• cooperare con l’Autorità di Controllo nazionale(Garante per la Protezione dei Dati Personali);
• essere il punto di contatto dell’Autorità di Controllo nazionale per questioni connesse al trattamento dei dati personali, tra cui la consultazione preventiva di cui all’art. 36 RGPD, ed effettuare, se del caso, consultazioni relativamente a qualunque altra questione inerente al trattamento o alla protezione dei dati personali.

Evidenziamo come il RPD debba anche essere sempre coinvolto (sin dal principio e non a cose fatte) nella adozione di nuovi trattamenti o nelle scelte tecnologiche riguardanti i mezzi e gli strumenti di trattamento. In aggiunta a questo, noi riteniamo che il RPD – in attuazione delle proprie mansioni di promotore e sensibilizzatore in tema di privacy, debba occuparsi in prima persona della formazione; sottolineamo come i seminari formativi rappresentino un veicolo formidabile di sensibilizzazione e promozione della cultura privacy aziendale, oltre che importante momento di confronto e feedback.

L’apporto fondamentale del ruolo del RPD alla concreta protezione dei dati personali.

In questi 5 anni trascorsi dall’entrata in vigore del RGDP, abbiamo realizzato in concreto come la figura del RPD, intesa nel Regolamento come consigliere, promotore, sensibilizzatore e verificatore, determini anche una tra le più importanti misure di accountability (dimostrazione di responsabilizzazione) tra quelle adottabili dalle organizzazioni di ogni tipologia. Inoltre, specialmente nel caso di nomine volontarie (ogni azienda non obbligata può comunque nominare un RPD su base volontaria), esse rappresentano una forte scelta aziendale e la sua lungimirante strategia nei confronti della normativa di protezione dei dati personali.

Cosa non è – ma soprattutto cosa non fa – un Responsabile della Protezione dei dati personali?

Un RPD occupa una posizione particolare all’interno di un’organizzazione, in quanto – pur essendo pagato dalla azienda – deve sempre agire in modo indipendente e non può ricevere istruzioni dirette sul modo di svolgere i suoi compiti. Abbiamo anche accennato al fatto che riferisce direttamente al primo livello del management aziendale.
È molto importante chiarire ciò che non è ma soprattutto cosa non fa, specialmente per evitare i conflitti di interesse.

ECCO ALCUNI PUNTI CHIAVE:
Non è un decision maker: Il RPD non prende decisioni relative al trattamento dei dati personali. Il suo ruolo è di fornire consulenza e raccomandazioni, ma la decisione finale – così come la responsabilità di esse – permane nel titolare del trattamento.
Non controlla i dati né vi accede: Nonostante sia responsabile del monitoraggio della conformità con il GDPR, il RPD non è coinvolto direttamente nel controllo dei dati o nella gestione delle operazioni di trattamento dei dati.
Non è responsabile delle violazioni: Sebbene il RPD debba consigliare e promuovere la conformità con la normativa di protezione dei dati, non è personalmente responsabile in caso di violazione dei dati. In tali casi però è il soggetto che deve fungere da punto di contatto con l’Autorità di Controllo e facilitare la comunicazione e l’azione del Garante Privacy.
Non è un ruolo operativo: Il RPD non dovrebbe essere coinvolto in attività operative che possano portare a un conflitto di interessi con il suo ruolo di monitoraggio e consulenza. In particolare, non dovrebbe essere incaricato di definire i processi di business che determinano le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.
Non è un ruolo solitario: Anche se il RPD deve mantenere un certo grado di indipendenza, deve certamente collaborare con altri dipartimenti e unità organizzative, come il reparto IT, l’ufficio legale, le risorse umane, la funzione compliance, il supporto clienti e altri, per coordinare l’azione e garantire una protezione dei dati efficace ed il rispetto dei diritti degli interessati. Di recente il RPD interagisce anche con l’OdV per la normativa WhistleBlowing.
Non deve ricevere istruzioni: Il RPD deve essere in grado di svolgere i suoi compiti in totale autonomia, senza ricevere direttive specifiche su come interpretare le leggi sulla protezione dei dati o su come gestire particolari questioni di conformità.
Non è un responsabile delle politiche e delle misure adottate: Sebbene il RPD aiuti a formare valide politiche e procedure, ed adottare le opportune misure di protezione, la responsabilità finale dell’adozione e dell’attuazione di tali politiche è del titolare del trattamento. A nostro avviso, esso deve formalizzare la scelta aziendale presa in contrasto con le sue indicazioni.
Non è soggetto a direzione gerarchica: Quantunque il RPD (nel caso si tratti di un soggetto interno) possa avere una posizione gerarchica all’interno dell’organizzazione, esso non deve ricevere indicazioni su come interpretare la legge sulla protezione dei dati o come applicarla. Questo garantisce che il RPD possa valutare e consigliare sulle questioni di protezione dei dati senza conflitti di interesse. Inoltre il RPD riferisce direttamente al punto più alto dell’organigramma aziendale.
Non deve essere sanzionato o penalizzato: Il RPD non dovrebbe essere sanzionato, penalizzato o tantomeno licenziato nello svolgimento dei suoi compiti in conformità con il GDPR, in quanto ciò comprometterebbe la sua autonomia ed indipendenza.

Chi può rivestire l’importante ruolo di RPD?

Le qualifiche e competenze della persona chiamata e rivestire il ruolo di RPD sono importanti; anche se il GDPR non specifica titoli di studio o richiede certificazioni abilitanti al ruolo, sono assolutamente importanti:

• Conoscenza Specialistica: Uno dei requisiti principali è che il RPD deve avere una conoscenza specialistica del diritto e delle best practicies in materia di protezione dei dati. Questo non implica necessariamente un titolo di studio specifico in diritto o in informatica, ma richiede una comprensione approfondita del GDPR e di altre leggi sulla protezione dei dati, oltre che nelle materie Information Tecnology, Telecomunication e DataProtection;
• Esperienza Professionale: L’esperienza professionale è altrettanto importante. Il RPD dovrebbe avere una buona comprensione delle pratiche operative, dei processi e delle strutture IT, nonché delle implicazioni legali e tecniche del trattamento dei dati;
• Competenze Organizzative e Gestionali: Un aspetto fondamentale del ruolo del RPD è la capacità di organizzare, gestire e coordinare efficacemente le attività legate alla protezione dei dati all’interno dell’organizzazione;
• Capacità relazionali: Il RPD deve essere in grado di comunicare efficacemente a tutti i livelli dell’organizzazione e con le Autorità di Controllo. Questo richiede consolidate competenze comunicative e interpersonali (Soft Skills);
• Indipendenza: Il GDPR richiede che il RPD agisca in modo indipendente e non riceva istruzioni per quanto riguarda l’esercizio delle sue mansioni. Questo significa che il candidato ideale non dovrebbe avere conflitti di interesse con altri ruoli che potrebbe svolgere all’interno dell’organizzazione.
• Posizione all’interno dell’Organizzazione: Non c’è una regola fissa su dove il RPD debba essere posizionato all’interno della gerarchia aziendale, ma deve avere accesso diretto ai vertici decisionali per rendere la sua azione efficace.
• Formazione Continua: La capacità e la volontà di rimanere aggiornati con le ultime evoluzioni nel campo della protezione dei dati è cruciale.

Riassumendo, per svolgere efficacemente il ruolo di Responsabile della protezione dei Dati Personali (RPD) occorre possedere  un ampio bagaglio di competenze, tra le quali una profonda conoscenza delle normative sulla protezione dei dati, capacità organizzative e gestionali, una visione indipendente, autorevolezza, abilità comunicative ed interpersonali. Data la complessità e la varietà di queste competenze necessarie, è spesso difficile riassumere tutte queste qualità e capacità in un singolo soggetto. Inoltre, occorre costantemente effettuare aggiornamento e formazione di alto livello, che spesso soggetti interni alle aziende non riescono a garantirsi. Pertanto, molte organizzazioni scelgono di affidarsi a un team di professionisti esterni, che insieme possono riassumere l’intero ambito delle competenze richieste per svolgere efficacemente il complesso ruolo di Responsabile della Protezione dei Dati personali.

Il nostro TEAM dispone delle competenze ed esperienze adeguate a svolgere il ruolo di RPD in ogni tipologia di organizzazione; pur non essendo attualmente richiesto, siamo comunque certificati con i vari frameworks maggiormente riconosciuti, quali ISO 2700x, UNI 11697:2017 ed altri. Contattateci per ogni necessità.

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