RPD

Se siete alla ricerca di un professionista certificato, per rivestire il ruolo di RPD per la vostra organizzazione, siete nel posto giusto!

Inoltre, svolgiamo anche consulenza per adeguamento alla normativa privacy o supporto alla compliance GDPR.

Dapprima vorremmo introdurre alcune informazioni principali in merito a questa importante figura, peraltro già esistente in altre legislazioni, ma portata alla ribalta con la sua adozione nel Regolamento UE 679/2016, agli artt. 37, 38 e 39; quindi ben tre articoli, con i quali il legislatore europeo ne ha standardizzato il ruolo, indicando i casi nei quali deve essere nominato, la sua posizione – ed autonomia – all’interno della organizzazione incaricante, ed i compiti attribuiti.

Chi deve nominare un RPD?

I casi nei quali occorre nominare un Responsabile della protezione dei Dati Personali sono indicati all’art. 37 GDPR; a suo tempo abbiamo indicato, con apposito approfondimento, quali organizzazioni debbono dotarsi di un RPD.

Nelle intenzioni del legislatore europeo, appare chiara l’indicazione di nominare un Responsabile della protezione dei Dati Personali in tutti quei casi nei quali il trattamento di dati personali determina – o potrebbe determinare –  particolari rischi per i diritti e le libertà degli individui, per esempio negli organismi pubblici, nel tracciamento on-line o dei comportamenti sistematico, qualora vengano trattati categorie particolari di dati – in larga scala.

In questi 5 anni trascorsi dall’entrata in vigore del RGDP, abbiamo sperimentato come la figura del RPD, intesa nel RGDP come consigliere, promotore, sensibilizzatore e verificatore, determini anche una tra le più importanti misure di accountability (dimostrazione di responsabilizzazione) tra quelle adottabili dalle organizzazioni.

Inoltre, specialmente nel caso di nomine volontarie (ogni azienda non in obbligo può comunque nominare un RPD su base volontaria) esse rappresentano una forte scelta aziendale e la sua adeguata postura nei confronti della normativa di protezione dei dati personali.

Quali sono le funzioni del RPD?

I compiti – attribuiti dal Regolamento al Responsabile della protezione dei Dati Personali – sono:

informare e fornire consulenza al Titolare e al Responsabile del trattamento nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal GDPR, nonché da altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati;

sorvegliare l’osservanza del GDPR, di altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo;

fornire, se richiesto, un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento ai sensi dell’articolo 35;

cooperare con l’Autorità di Controllo nazionale(Garante per la Protezione dei Dati Personali);

essere il punto di contatto dell’autorità di controllo per questioni connesse al trattamento dei dati personali, tra cui la consultazione preventiva di cui all’articolo 36, ed effettuare, se del caso, consultazioni relativamente a qualunque altra questione.

In aggiunta a questo, noi riteniamo che il RPD – in attuazione delle proprie mansioni di promotore e sensibilizzatore in tema di privacy, debba occuparsi della formazione; quando possibile, noi ci occupiamo anche dei seminari formativi, che rappresentano sempre un veicolo formidabile di formazione della cultura privacy  aziendale, oltre che momento di confronto e feedback.

Cosa non è un RPD?

Un RPD occupa una posizione particolare all’interno di un’organizzazione, in quanto deve agire in modo indipendente e non può ricevere istruzioni dirette sul modo di svolgere i suoi compiti. È importante chiarire anche ciò che non è ma soprattutto cosa non fa, per evitare i conflitti di interesse.

Ecco alcuni punti chiave:

Non è un decision maker: Il RPD non prende decisioni relative al trattamento dei dati personali. Il suo ruolo è di fornire consulenza e raccomandazioni, ma la decisione finale – così come la responsabilità di esse – permane nel titolare del trattamento.

Non controlla i dati né vi accede: Nonostante sia responsabile del monitoraggio della conformità con il GDPR, il RPD non è coinvolto direttamente nel controllo dei dati o nella gestione delle operazioni di trattamento dei dati.

Non è responsabile delle violazioni: Sebbene il RPD debba consigliare e promuovere la conformità con la normativa di protezione dei dati, non è personalmente responsabile in caso di violazione dei dati. In tali casi però è il soggetto che deve fungere da punto di contatto con l’Autorità di Controllo e facilitare la comunicazione e l’azione del Garante Privacy.

Non è un ruolo operativo: Il RPD non dovrebbe essere coinvolto in attività operative che possano portare a un conflitto di interessi con il suo ruolo di monitoraggio e consulenza. In particolare, non dovrebbe essere incaricato di definire i processi di business che determinano le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.

Non è un ruolo solitario: Anche se il RPD deve mantenere un certo grado di indipendenza, deve assolutamente collaborare con altri dipartimenti e unità organizzative, come il reparto IT, legale, risorse umane, supporto clienti e altri, per garantire una protezione dei dati efficace.

Non deve ricevere istruzioni: Il RPD deve essere in grado di svolgere i suoi compiti in totale autonomia, senza ricevere direttive specifiche su come interpretare le leggi sulla protezione dei dati o su come gestire particolari questioni di conformità.

Non è un responsabile delle politiche e delle misure adottate: Sebbene il RPD aiuti a formare valide politiche e procedure, ed adottare le opportune misure di protezione, la responsabilità finale dell’adozione e dell’attuazione di tali politiche è del titolare del trattamento. A nostro avviso, esso deve formalizzare la scelta aziendale presa in contrasto con le sue indicazioni.

Non è Soggetto a Direzione Gerarchica: Sebbene il RPD (quando soggetto interno) possa avere una posizione gerarchica all’interno dell’organizzazione, non deve ricevere indicazioni su come interpretare la legge sulla protezione dei dati o come applicarla. Questo garantisce che il RPD possa valutare e consigliare sulle questioni di protezione dei dati senza conflitti di interesse. Inoltre il RPD riferisce direttamente al punto più alto dell’organigramma aziendale.

Non deve essere sanzionato o penalizzato: Il RPD non dovrebbe essere sanzionato, penalizzato o tantomeno licenziato nello svolgimento dei suoi compiti in conformità con il GDPR, in quanto ciò comprometterebbe la sua autonomia ed indipendenza.

Chi può rivestire l’importante ruolo di RPD?

Le qualifiche e competenze della persona chiamata e rivestire il ruolo di RPD sono importanti; anche se il GDPR non specifica titoli di studio o certificazioni abilitanti al ruolo, sono importanti:

• Conoscenza Specialistica: Uno dei requisiti principali è che il RPD deve avere una conoscenza specialistica del diritto e delle best practicies in materia di protezione dei dati. Questo non implica necessariamente un titolo di studio specifico in diritto o in informatica, ma richiede una comprensione approfondita del GDPR e di altre leggi sulla protezione dei dati, oltre che nelle materie Information Tecnology, Telecomunication e DataProtection;
• Esperienza Professionale: L’esperienza professionale è altrettanto importante. Il RPD dovrebbe avere una buona comprensione delle pratiche operative, dei processi e delle strutture IT, nonché delle implicazioni legali e tecniche del trattamento dei dati;
• Competenze Organizzative e Gestionali: Un aspetto fondamentale del ruolo del RPD è la capacità di organizzare, gestire e coordinare efficacemente le attività legate alla protezione dei dati all’interno dell’organizzazione;
• Capacità relazionali: Il RPD deve essere in grado di comunicare efficacemente a tutti i livelli dell’organizzazione e con le Autorità di Controllo. Questo richiede consolidate competenze comunicative e interpersonali (Soft Skills);
• Indipendenza: Il GDPR richiede che il RPD agisca in modo indipendente e non riceva istruzioni per quanto riguarda l’esercizio delle sue mansioni. Questo significa che il candidato ideale non dovrebbe avere conflitti di interesse con altri ruoli che potrebbe svolgere all’interno dell’organizzazione.
• Posizione all’interno dell’Organizzazione: Non c’è una regola fissa su dove il RPD debba essere posizionato all’interno della gerarchia aziendale, ma deve avere accesso diretto ai vertici decisionali per rendere la sua azione efficace.
• Formazione Continua: La capacità e la volontà di rimanere aggiornati con le ultime evoluzioni nel campo della protezione dei dati è cruciale.

In estrema sintesi, per svolgere efficacemente il ruolo di Responsabile della protezione dei Dati Personali (RPD) occorre possedere  un ampio spettro di competenze, tra le quali una profonda conoscenza delle normative sulla protezione dei dati, capacità organizzative e gestionali, indipendenza e autorevolezza, abilità comunicative e interpersonali. Data la complessità e la varietà di queste competenze, è spesso difficile trovare tutte queste qualità in un solo soggetto. Inoltre, occorre effettuare aggiornamento e formazione di alto livello, che spesso soggetti interni alle aziende non riescono ad effettuare. Pertanto, molte organizzazioni decidono di affidarsi a un team di professionisti esterni, che insieme possono coprire l’intero ambito delle competenze richieste per un efficace ruolo di RPD.

Il nostro TEAM dispone delle competenze ed esperienze sinora indicate; siamo inoltre certificati con i vari frameworks internazionali riconosciuti, come ISO 2700x, UNI 11697:2017 ed altri.