Ruolo DPO Carrara

Una delle innovazioni più rilevanti, introdotte dal Regolamento UE 679/2016, è certamente il ruolo di Data Protection Officer (in italiano tradotto in Responsabile della Protezione dei Dati); si tratta di una figura già adottata in UE a supporto di specifiche organizzazioni complesse, ma che a far data dalla piena applicazione del GDPR – nel maggio 2018 – è divenuta obbligatoria non solo in ogni ente pubblico, ma anche in alcune specifiche organizzazioni private.

SAPEVATE CHE:

• il Data Protection Officer è obbligatorio in tutti gli enti pubblici ed in alcune organizzazioni private, ma può essere nominato volontariamente in tutte le altre realtà, e che tale nomina determina una importante misura di accountability e rappresenta un sensibile svuiuppo delle politiche verso la protezione dei dati?
• il Data Protection Officer è un esperto con competenze multidisciplinari, che il Regolamento UE 679/2016 affianca alle organizzazioni come sensibilizzatore e promotore della protezione dei dati personali?
• il ruolo di Data Protection Officer opera con elevata autonomia ed indipendenza, interagisce direttamente con la direzione aziendale e che non può svolgere attività in conflitto di interessi?
• gli estremi di contatto del Data Protection Officer vanno indicati nelle informative e nel sito web, e che la sua nomina deve essere comunicata, con apposita procedura, alla Autorità di Controllo Nazionale?

Ma chi è il Data Protection Officer?

Il DPO – Data Protection Officer è una figura professionale con specifiche competenze in ambito informatico, giuridico, di valutazione del rischio e di analisi dei processi. Si tratta di un soggetto designato dal Titolare o dal Responsabile del trattamento per assolvere a funzioni consultive ed informative, di supporto e controllo, e formative relativamente alla normativa di protezione dei dati personali, europea e nazionale; a tal fine, deve essere “tempestivamente e adeguatamente” coinvolto in tutte le questioni riguardanti la protezione dei dati personali anche con riferimento ad attività di interlocuzione con l’Autorità di Controllo (il Garante Privacy italiano), con il quale coopera e ne costituisce il punto di contatto della azienda.

Quali requisiti professionali deve avere il Data Protection Officer?

Il DPO, al quale attualmente non sono richieste specifiche attestazioni formali o l’iscrizione in appositi albi, deve comunque possedere un’approfondita conoscenza della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati personali, nonché delle peculiarità e delle procedure di trattamento che caratterizzano la realtà incaricante. Deve poter offrire – con il grado di professionalità adeguato alla complessità del ruolo assegnato – la consulenza necessaria per progettare, verificare e mantenere un valido sistema di gestione dei dati personali, assistendo il titolare o il responsabile del trattamento nell’adozione di un modello organizzativo data-protection che tuteli al meglio i dati personali trattati nel contesto operativo nel quale è chiamato a svolgere il proprio ruolo, svolto assolutamente in piena indipendenza ed autonomia, in assenza di conflitto di interessi e senza ricevere istruzioni in ordine all’esecuzione dei suoi compiti, sui quali riferisce direttamente ai vertici aziendali.

Quali organizzazioni debbono dotarsi di un Data Protection Officer?

I casi nei quali occorre nominare un Data Protection Officer sono indicati all’art. 37 GDPR; a suo tempo abbiamo indicato, con apposito approfondimento, quali organizzazioni debbono dotarsi di un DPO. Nelle intenzioni del Legislatore Europeo, appare chiara l’indicazione di affiancare un Data Protection Officer alle aziende nelle quali il trattamento di dati personali determina – o potrebbe determinare – particolari rischi per i diritti e le libertà degli individui, come per esempio in tutti gli enti pubblici, nelle attività di tracciamento on-line o dei comportamenti delle persone, qualora vengano trattati categorie particolari di dati – in larga scala ed in misura sistematica, anche effettuate da aziende private.

Quali sono le funzioni principali del Data Protection Officer?

I compiti – attribuiti dal Regolamento UE 679/2016 (all’art.39) al Data Protection Officer – sono quantomeno i seguenti:

• informare e fornire consulenza al Titolare e al Responsabile del trattamento nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal GDPR, nonché da altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati;
• sorvegliare l’osservanza del GDPR, di altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo;
• fornire, se richiesto, un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento ai sensi dell’articolo 35;
• cooperare con l’Autorità di Controllo nazionale(Garante per la Protezione dei Dati Personali);
• essere il punto di contatto dell’Autorità di Controllo nazionale per questioni connesse al trattamento dei dati personali, tra cui la consultazione preventiva di cui all’art. 36 RGPD, ed effettuare, se del caso, consultazioni relativamente a qualunque altra questione inerente al trattamento o alla protezione dei dati personali.

Evidenziamo come il DPO debba anche essere sempre coinvolto (sin dalla prima progettualità e non a cose fatte) nella adozione di nuovi trattamenti o nelle scelte tecnologiche riguardanti i mezzi e gli strumenti di trattamento. In aggiunta a questo, noi riteniamo che il DPO – in attuazione delle proprie mansioni di promotore e sensibilizzatore in tema di privacy, debba occuparsi in prima persona della formazione; sottolineamo come i seminari formativi rappresentino un veicolo formidabile di sensibilizzazione e promozione della cultura privacy aziendale, oltre che importante momento di confronto e feedback.
Inoltre, dalle esperienze maturate, abbiamo rilevato che è necessario coinvolgere il DPO anche nelle scelte degli strumenti di trattamento, nella valutazione dei rischi e della adozione delle misure di sicurezza (prevenire, quindi comportamento proattivo); pensiamo anche che il DPO debba essere in prima fila nella gestione di un eventuale violazione di dati personali (data breach). Per questo, occorrono valide competenze in ambiti tecnologici ed informatici, cosi come in ambiti di computer forensic.   

L’apporto fondamentale del ruolo di DPO alla reale protezione dei dati personali.

In questi 6 anni trascorsi dall’entrata in vigore del GDPR, abbiamo realizzato in concreto come la figura del DPO, intesa nel Regolamento come consigliere, promotore, sensibilizzatore e verificatore, determini anche una tra le più importanti misure di accountability (dimostrazione di responsabilizzazione) tra quelle adottabili dalle organizzazioni di ogni tipologia. Inoltre, specialmente nel caso di nomine volontarie (ogni azienda non in obbligo può sempre nominare un DPO su base volontaria), esse rappresentano una scelta aziendale forte e la sua lungimirante strategia alla realizzazione della compliance rispetto alla normativa di protezione dei dati personali.

Cosa non è – ma sopratutto cosa non fa – un Data Protection Officer?

Un DPO occupa una posizione particolare all’interno di un’organizzazione, in quanto – pur operando ai livelli del top-management con il quale interagisce – deve agire in modo indipendente e non può ricevere istruzioni dirette sul modo di svolgere i suoi compiti.
È importante chiarire anche ciò che non è ma soprattutto cosa non fa, specialmente per evitare i conflitti di interesse.

Ecco alcuni punti chiave:

Non è un decision maker: Il DPO non prende decisioni relative al trattamento dei dati personali. Il suo ruolo è di fornire consulenza e raccomandazioni, ma la decisione finale – così come la responsabilità di esse – permane nel titolare del trattamento.
Non controlla i dati né vi accede: Nonostante sia responsabile del monitoraggio della conformità con il GDPR, il DPO non è coinvolto direttamente nel controllo dei dati o nella gestione delle operazioni di trattamento dei dati.
Non è responsabile delle violazioni: Sebbene il DPO debba consigliare e promuovere la conformità con la normativa di protezione dei dati, non è personalmente responsabile in caso di violazione dei dati. In tali casi però è il soggetto che deve fungere da punto di contatto con l’Autorità di Controllo e facilitare la comunicazione e l’azione del Garante Privacy.
Non è un ruolo operativo: Il DPO non dovrebbe essere coinvolto in attività operative che possano portare a un conflitto di interessi con il suo ruolo di monitoraggio e consulenza. In particolare, non dovrebbe essere incaricato di definire i processi di business che determinano le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.
Non è un ruolo solitario: Anche se il DPO deve mantenere un certo grado di indipendenza, deve certamente collaborare con altri dipartimenti e unità organizzative, come il reparto IT, l’ufficio legale, le risorse umane, la funzione compliance, il supporto clienti e altri, per coordinare l’azione e garantire una protezione dei dati efficace ed il rispetto dei diritti degli interessati. Di recente il DPO interagisce anche con l’OdV per la normativa WhistleBlowing.
Non deve ricevere istruzioni: Il RPD deve essere in grado di svolgere i suoi compiti in totale autonomia, senza ricevere direttive specifiche su come interpretare le leggi sulla protezione dei dati o su come gestire particolari questioni di conformità.
Non è un responsabile delle politiche e delle misure adottate: Sebbene il DPO aiuti a formare valide politiche e procedure, ed adottare le opportune misure di protezione, la responsabilità finale dell’adozione e dell’attuazione di tali politiche è del titolare del trattamento. A nostro avviso, esso deve formalizzare la scelta aziendale presa in contrasto con le sue indicazioni.
Non è soggetto a direzione gerarchica: Quantunque il DPO (nel caso si tratti di un soggetto interno) possa avere una posizione gerarchica all’interno dell’organizzazione, esso non deve ricevere indicazioni su come interpretare la legge sulla protezione dei dati o come applicarla. Questo garantisce che il DPO possa valutare e consigliare sulle questioni di protezione dei dati senza conflitti di interesse. Inoltre il DPO riferisce direttamente al punto più alto dell’organigramma aziendale.
Non deve essere sanzionato o penalizzato: Il DPO non dovrebbe essere sanzionato, penalizzato o tantomeno licenziato nello svolgimento dei suoi compiti in conformità con il GDPR, in quanto ciò comprometterebbe la sua autonomia ed indipendenza.

Chi può rivestire il complesso ruolo di Data Protection Officer?

Le qualifiche e competenze del soggetto chiamato e rivestire il ruolo di DPO sono importanti; anche se il GDPR non specifica titoli di studio necessari o richiede certificazioni abilitanti al ruolo, sono assolutamente richieste:

• Conoscenza Specialistica: Uno dei requisiti principali è che il DPO deve avere una conoscenza specialistica del diritto e delle best practicies in materia di protezione dei dati. Questo non implica necessariamente un titolo di studio specifico in diritto o in informatica, ma richiede una comprensione approfondita del GDPR e di altre leggi sulla protezione dei dati, oltre che nelle materie Information Tecnology, Telecomunication e DataProtection;
• Esperienza Professionale: L’esperienza professionale è altrettanto importante. Il DPO dovrebbe avere una buona comprensione delle pratiche operative, dei processi e delle strutture IT, nonché delle implicazioni legali e tecniche del trattamento dei dati;
• Competenze Organizzative e Gestionali: Un aspetto fondamentale del ruolo del DPO è la capacità di organizzare, gestire e coordinare efficacemente le attività legate alla protezione dei dati all’interno dell’organizzazione;
• Capacità relazionali: Il DPO deve essere in grado di comunicare efficacemente a tutti i livelli dell’organizzazione e con le Autorità di Controllo. Questo richiede consolidate competenze comunicative e interpersonali (Soft Skills);
• Indipendenza: Il GDPR richiede che il DPO agisca in modo indipendente e non riceva istruzioni per quanto riguarda l’esercizio delle sue mansioni. Questo significa che il candidato ideale non dovrebbe avere conflitti di interesse con altri ruoli che potrebbe svolgere all’interno dell’organizzazione.
• Posizione all’interno dell’Organizzazione: Non c’è una regola fissa su dove il DPO debba essere posizionato all’interno della gerarchia aziendale, ma deve avere accesso diretto ai vertici decisionali per rendere la sua azione efficace.
• Formazione Continua: La capacità e la volontà di rimanere aggiornati con le ultime evoluzioni nel campo della protezione dei dati è cruciale.

Riassumendo, per svolgere efficacemente il ruolo di Data Protection Officer (DPO) occorre possedere  un ampio bagaglio di competenze, tra le quali una profonda conoscenza delle normative sulla protezione dei dati, capacità organizzative e gestionali, una visione indipendente, autorevolezza, abilità comunicative ed interpersonali. Data la complessità e la varietà di queste necessarie competenze, è spesso difficile riassumere tutte queste qualità e capacità in un solo soggetto. Inoltre, occorre costantemente effettuare aggiornamento e formazione di alto livello, che spesso soggetti interni alle aziende non riescono a garantirsi. Pertanto, molte organizzazioni scelgono di affidarsi a un team di professionisti esterni, che unitamente possono riassumere l’intero ambito delle competenze richieste per svolgere efficacemente il complesso ruolo di Responsabile della Protezione dei Dati personali.

Il nostro TEAM dispone delle competenze ed esperienze adeguate a svolgere il ruolo di RPD in ogni tipologia di organizzazione, anche pubblica; pur non essendo attualmente richiesto, siamo comunque certificati con i vari frameworks maggiormente riconosciuti, quali ISO 27001, UNI 11697:2017 ed altri; a proposito della importante certificazione UNI 11697, vi consigliamo di valutarne il possesso del candidato al ruolo DPO, in quanto – ad oltre sei anni dalla piena applicazione del GDPR – sono esistenti meno di 500 certificazioni su oltre 68.000 ruoli DPO comunicati al Garante Privacy.

Se siete alla ricerca di un ruolo DPO nella vostra organizzazione con sede in Carrara, contattateci per la nostra migliore proposta o per ogni necessità specifica; operiamo nella vostra città – ma in generale in tutta la regione Toscana.
Noi riteniamo – con trent’anni di esperienza – di poter fare la differenza; metteteci alla prova!

I NOSTRI APPROFONDIMENTI SUL RUOLO DPO – Data Protection Officer